Excel on lukutaidottoman miehen (ja naisen) suosikkidatan manipulointityökalu. Lukutaitoa eli niitä, jotka voivat koodata, ei tarvitse huolehtia paljon sarakkeista, riveistä ja oikeasta kaavasta ja sen syntaksista, koska näillä velhoilla on omat laitteet. Kaikille muille, käytännössä kuka tahansa johtotehtävässä, Excel on olennainen työväline. Tästä huolimatta monet ihmiset, erityisesti ne, jotka vain astuvat työhön, pelkäävät usein. Todellisuudessa, jos opit Exceliä riittävän hyvin, voit käyttää sitä pitämään ajankohtaiset tietueet, jotka päivittyvät automaattisesti, käyttävät sitä varaston tallentamiseen ja jopa tutkimusten suorittamiseen. Tämä tarkoittaa, että tässä on viisi hyvin yksinkertaista Excel-toimintoa, jotka jokaisen aloittelijan on tiedettävä.

Auto-Complete Series & Auto Fill Formulas

Tietojen syöttäminen, erityisesti pitkä datajoukko, on aikaa vievää, ja sillä on erinomainen mahdollisuus virheeseen. Siksi Excel ennustaa mahdollisuuksien mukaan tekstin, jonka yrität syöttää, ja antaa sinulle mahdollisuuden täyttää se sinulle.

Esimerkiksi haluat syöttää sarjanumeroita tai työntekijän tunnusnumeroita, jotka seuraavat järjestystä. Sen sijaan, että ne kirjoitettaisiin manuaalisesti, voit syöttää ensimmäiset kolme tai neljä numeroa, valita solut, joissa on syötetyt numerot. Tuo kohdistin viimeisen solun oikeassa alakulmassa ja odota, että se muuttuu mustaksi plusmerkiksi. Vedä se ulos ja näet kunkin solun arvon. Excel lisää automaattisesti arvoa sinulle. Tätä temppua käytetään parhaiten kaavojen kanssa, koska kaava päivittyy automaattisesti lukemaan vastaavat solut rivillä sen sijaan, että niillä olisi absoluuttinen arvo, jolla kopiointi- / liitetyillä kaavoilla olisi.

Auto-Fill

Tämä temppu on varmasti poimittu, kun syötät tietoja. Excel voi täyttää tiedot solussa automaattisesti, jos syöttämäsi tiedot on syötetty samaan sarakkeeseen edelliseen soluun. Vain paina Enter ja täytä se.

Älykäs aakkosjärjestys

Excel voi lajitella tiedot aakkosjärjestyksessä, mutta aloittelija saattaa epäröi käyttää lajitteluvaihtoehtoa, koska viereisten sarakkeiden tiedot liittyvät siihen ja tietojen uudelleenjärjestäminen häiritsee suhdetta. Esimerkiksi sinulla on nimiä, osastoja, osoitteita, puhelinnumeroita ja veriryhmiä kaikissa yksittäisissä sarakkeissa. Haluat lajitella nimet aakkosjärjestyksessä, mutta haluavat silti, että viereiset solut lukevat kyseisen henkilön oikean osoitteen, puhelinnumeron ja veriryhmän.

Voit mennä eteenpäin ja käyttää Lajittele A: sta Z: een, koska Excel kysyy, haluatko laajentaa valintaa sisällyttääksesi tiedot viereisiin sarakkeisiin. Näin voit lajitella yhden sarakkeen aakkosjärjestyksessä ja saada vastaavat tiedot muissa sarakkeissa lajittelemaan itse. Tämä älykäs lajittelu toimii minkä tahansa tyyppisiä sääntöjä käytettäessä.

Rividatan muuntaminen sarakkeen tietoihin

Useita kertoja tietoja ei ole edes oikeassa järjestyksessä, jotta joku voi aloittaa analysoinnin. Muotoa, jota se kerättiin, ei luotu mihinkään tiettyyn tarkoitukseen, ja saatat usein huomata, että sinun on siirrettävä tiedot riviltä sarakkeeseen tai päinvastoin. Yksittäisen arvon kopioinnin ja liittämisen sijasta voit käyttää Paste Special -toimintoa, joka on nimeltään Transpose.

Valitse ja kopioi sarake, johon haluat liittää rivin. Valitse sen rivin ensimmäinen solu, johon haluat kopioida tiedot. Napsauta Liitä-painikkeen alla olevaa nuolta ja valitse Liitä erikoinen. Valitse "Transponoi" -vaihtoehdosta avautuvassa valintaruudussa ja napsauta OK.

Erota ensimmäiset ja viimeiset nimet

Excel 2013: ssa on todella älykäs automaattinen täyttötoiminto, joka toimii sarakkeiden välillä. Ota hyvin yleinen esimerkki sarakkeesta, joka sisältää sekä etu- että sukunimet. Saatat haluta erottaa etunimet ja sukunimet ja vanhemmissa Excel-versioissa, mikä tarkoitti, että konatenatoimintoa käytettiin hyvin älykkäästi / hankalasti.

Excel 2013: n avulla sinun tarvitsee vain aloittaa ensimmäisen nimen kirjoittaminen seuraavaan sarakkeeseen. Tee tämä kahdesta ensimmäisestä tai kolmesta merkinnästä, ja Excel tietää, mitä erottelukriteerit ovat, ja luettele tiedot kaikista vastaavista arvoista sarakkeessa. Sinun tarvitsee vain osua. Tämä toimii lähes kaikentyyppisille tiedoille.

Tiedätkö Excel-temppua, jota käytät usein työssä tai joka poistaa tarpeettoman työn? Jaa kanssamme kommenteissa.

Työskennellyt Sinulle: Robert Gaines & George Fleming | Haluatko Yhteyttä?

Kommentteja Sivustosta: